Integritetspolicy
Senast uppdaterad 2022-09-05
INDEX
- Bakgrund
- Definitioner
- När Behandlar vi dina Personuppgifter?
- Personuppgiftsansvarig
- Varför Behandlar vi dina Personuppgifter?
- Vilka Personuppgifter Behandlas och enligt vilken laglig grund?
- Hur länge sparas dina Personuppgifter?
- Sociala plattformar
- Dina rättigheter
- Samtycke till Behandling av Personuppgifter
- Till vilka överför vi dina Personuppgifter?
- Hur skyddar vi dina Personuppgifter?
- Tillsyn och efterlevnad
- Tredjepartsvillkor
- Ändring av Integritetspolicyn
- Hur kommer du i kontakt med oss?
1. Bakgrund
Vi värnar om din integritet.
Denna policy (”Integritetspolicy”) har utformats för att göra dig medveten om att RosholmDell Advokatbyrå AB (”RosholmDell”, ”vi”, ”oss”) behandlar dina personuppgifter på ett lagligt, ändamålsenligt och säkert sätt när du eller det företag du representerar, köper våra tjänster, besöker vår webbplats eller i övrigt är i kontakt med oss.
Integritetspolicyn beskriver hur RosholmDell behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har enligt bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679 med tillhörande genomförandeförfattningar och kompletterande författningar om dataskydd (”Dataskyddsreglerna”). Utöver Dataskyddsreglerna är vi enligt lag och enligt Sveriges advokatsamfunds vägledande regler skyldiga att iaktta sekretess ifråga om information som förekommer i vår verksamhet. Dessa regler förhindrar oss normalt att röja information utan kundens godkännande, vilket även kan avse andra uppgifter än kundens egna.
Utöver denna Integritetspolicy gäller våra Allmänna villkor vid köp av våra tjänster.
2. Definitioner
I denna Integritetspolicy avser begreppet ”personuppgift” information som kan hänföras till en identifierad eller en identifierbar fysisk person, t.ex. namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer, foto och kontonummer (”Personuppgifter”).
I denna Integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar dina Personuppgifter. Med begreppet ”behandling” avses exempelvis att vi registrerar, lagrar, skickar och på andra sätt använder dina Personuppgifter på det sätt som beskrivs i denna Integritetspolicy (”Behandling”).
3. När Behandlar vi dina Personuppgifter?
Integritetspolicyn är tillämplig i följande fall då Behandling av Personuppgifter aktualiseras i vår verksamhet:
(i) då RosholmDell tillhandahåller tjänster till dig eller det företag du representerar;
(ii) vid utskick av inbjudan till event och annan information;
(iii) vid ditt deltagande i utbildningar, workshops, seminarium och event som hålls eller arrangeras av oss;
(iv) i samband med besök på vår webbplats www.rosholmdell.se (”Webbplatsen”) eller via sociala plattformar;
(v) när du söker jobb hos oss; samt
(vi) vid förfrågningar eller övrig kontakt med oss via e-post eller telefon.
4. Personuppgiftsansvarig
RosholmDell Advokatbyrå AB, org. nr 556858-6290, Kungsgatan 12, 352 33 Växjö, är personuppgiftsansvarig för den Behandling av dina Personuppgifter som sker i enlighet med denna Integritetspolicy.
5. Varför Behandlar vi dina Personuppgifter?
RosholmDell Behandlar Personuppgifter avseende våra kunder, företrädare för och andra kontaktpersoner hos kund, våra kunders samarbetspartners och kunder, potentiella kunder, motparter och företrädare eller kontaktperson hos motparter, potentiella motparter, vittnen, arbetssökande, leverantörer och andra samarbetspartners. RosholmDell samlar endast in och Behandlar Personuppgifter för specifika ändamål. Detta innebär att Personuppgifter Behandlas för att:
(i) tillhandahålla tjänster och i övrigt uppfylla det avtal som ingåtts med dig personligen, med det företag eller organisation du företräder eller arbetar för, eller det företag eller organisation du arbetar på uppdrag av;
(ii) tillhandahålla seminarier, workshops, utbildningar och andra event;
(iii) möjliggöra allmän kundvård (kvalitetsarbete, statistik, marknads- och kundanalys samt affärs- och metodutveckling) och kundservice, t.ex. när du kontaktar oss via e-post, telefon eller via Webbplatsen;
(iv) informera och marknadsföra verksamheten genom bland annat publicering av kundreferenser och annat material på Webbplatsen, presentationsmaterial som framförs vid event eller via broschyrer;
(v) lämna information om event och nyheter och rikta marknadsföring via e-post, telefon eller via sociala plattformar avseende vår verksamhet och våra tjänster;
(vi) behandla en jobbansökan;
(vii) förhindra bedrägerier, penningtvätt och finansiering av terrorism samt utföra riskhantering; och
(viii) följa tillämplig lagstiftning.
Vilka Personuppgifter vi samlar in om dig beror bland annat på (i) hur du är i kontakt med oss, och (ii) vilken av våra tjänster vi tillhandahåller till dig eller det företag du representerar.
Utöver de Personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in vid tillhandahållandet av våra tjänster, kan vi också komma att samla in Personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar från tid till annan men inkluderar bland annat information från offentliga register såsom Bolagsverkets näringslivsregister eller Lantmäteriets fastighetsregister samt kreditvärderingsinstitut eller banker varifrån vi får uppgifter för att göra kontroller för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.
Du är inte skyldig att lämna Personuppgifter till oss men önskar du inte göra detta kan det innebära att vi inte kan åta oss ett uppdrag eftersom att vi inte kan genomföra nödvändiga jävs- och/eller kontroller för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.
6. Vilka Personuppgifter Behandlas och enligt vilken laglig grund?
Nedan angivna Personuppgifter Behandlas av oss, för ändamål som framgår av punkt 5 ovan:
(i) för- och efternamn;
(ii) faktura- och leveransadress;
(iii) telefonnummer;
(iv) e-postadress;
(v) yrkestitel samt arbetsplats;
(vi) personnummer;
(vii) kontonummer;
(viii) betalningsuppgifter;
(ix) klientnummer;
(x) kopia av id-handling;
(xi) information om hälsotillstånd med anledning av anmälan av tex. kostpreferenser och allergier;
(xii) omdömen;
(xiii) cv;
(xiv) kundreferenser; och
(xv) uppgifter i korrespondens med dig.
Behandlingen av Personuppgifterna är nödvändig för att RosholmDell ska kunna tillhandahålla juridiska tjänster och utföra och administrera uppdraget och för att tillvarata dina intressen och därmed fullgöra avtalet som ingåtts med dig. I de fall där du agerar som företrädare eller kontaktperson hos ett företag eller organisation som utgör kund åt RosholmDell eller på annat sätt samarbetar med RosholmDell, Behandlar vi dina Personuppgifter med stöd av vårt berättigade affärsintresse. Vid denna bedömning har vi genomfört en intresseavvägning där vi bland annat beaktat att Behandlingen inte berör några känsliga Personuppgifter och att vi har ett tydligt affärsmässigt intresse av att kunna tillhandahålla våra tjänster till det företag du arbetar på eller på uppdrag av på ett effektivt sätt.
Behandlingen av Personuppgifterna är också nödvändig för att RosholmDell ska kunna tillhandahålla god service och kundvård och därmed tillgodose vårt berättigade intresse av att utveckla verksamheten och kommunicera med våra kontakter på ett effektivt och kundvänligt sätt. Till detta hör att vi i vissa fall Behandlar känsliga personuppgifter om hälsotillstånd i samband med att du vid anmälan till ett event som arrangeras av oss, informerar oss om tex. kostpreferenser och/eller allergier. Dessa Personuppgifter Behandlas endast för att vi ska kunna tillgodose de specifikt efterfrågade önskemålen.
Personuppgifterna kan även Behandlas för annan kontakt med dig t.ex. via nyhetsbrev eller andra utskick såsom inbjudningar till event, information om seminarier och utbildningar eller annan information som vi bedömer är relevant för dig eller det företag eller organisation du representerar. Denna Behandling baserar vi på vårt berättigade affärsintresse av att kunna erbjuda dig som har en befintlig affärsrelation med oss, eller som tidigare haft en affärsrelation med oss, relevant marknadsföring och information. Vid denna bedömning har vi genomfört en intresseavvägning där vi bland annat beaktat att Behandlingen inte berör några känsliga Personuppgifter och att vi har ett tydligt affärsmässigt intresse av att kunna informera om våra tjänster till dig på ett effektivt sätt.
Om du är i kontakt med oss i samband med att du söker jobb hos oss, baserar vi vår Behandling av dina Personuppgifter på ditt samtycke eller med stöd av vårt berättigade affärsintresse.
Vi kan även komma att Behandla dina Personuppgifter efter att vi fått ditt samtycke, t.ex. sker detta när du samtycker till att vi publicerar kundreferenser på vår Webbplats. För de fall vi inte längre kan basera den Behandling av Personuppgifter som sker i marknadsföringssyfte med stöd av vårt affärsintresse, kan vi komma att inhämta ditt samtycke till att exempelvis skicka marknadsföring till dig. Samtycke kan även inhämtas om vi önskar lagra inkommande CV för framtida rekryteringsändamål. Vi dokumenterar alltid om du givit ditt samtycke till att vi Behandlar dina Personuppgifter.
Dina Personuppgifter Behandlas även i tillämpliga fall för att RosholmDell ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser enligt tillämplig lag, domar, myndighetsbeslut eller Vägledande regler för god advokatsed. Sådana krav kan till exempel avse krav som följer av Bokföringslag (1999:1078), Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism eller av god advokatsed i samband med utförande av jävskontroll.
7. Hur länge sparas dina Personuppgifter?
Dina Personuppgifter sparas endast så länge det finns behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som Personuppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy.
Merparten av de Personuppgifter som Behandlas, sparas i enlighet med den skyldighet som åvilar RosholmDell enligt Vägledande regler om god advokatsed, under en tid om tio år från dagen för uppdragets slutförande, eller den längre tid som påkallas av uppdragets natur.
Personuppgifter som Behandlas i syfte att utveckla, analysera och informera om RosholmDells verksamhet sparas så länge vi har en affärsrelation med dig, din arbetsgivare eller det företag du representerar.
Har du lämnat samtycke till Behandling av dina Personuppgifter, Behandlar RosholmDell Personuppgifterna för det specifika ändamålet, fram till dess att du återkallar ditt samtycke. Det kan du göra genom att kontakta oss och invända mot detta.
För att möjliggöra för RosholmDell att uppfylla de rättsliga förpliktelser som följer av tillämplig lag eller för att kunna bevaka vårt rättsliga intresse kan vi komma att spara Personuppgifterna under en längre tid än vad som anges ovan. Personuppgifterna sparas dock aldrig längre än vad som är nödvändigt eller lagstadgat för respektive syfte.
8. Sociala plattformar
Vi använder oss av Facebook, Instagram och LinkedIn som kanaler för att komma i kontakt med våra kunder och andra affärspartners samt marknadsföra och informera om vår verksamhet och våra tjänster. I samband med detta är RosholmDell personuppgiftsansvarig för publiceringar och information som innehåller Personuppgifter och som görs av dig som användare i form av exempelvis kommentarer, bilder och filmklipp. RosholmDell accepterar inte på något sätt att kränkande material publiceras eller tillgängliggörs. Vi omber våra användare att rapportera kränkande innehåll till oss så att vi kan tillse att sådant innehåll inte förekommer. RosholmDell kan således även utifrån vad vi bedömer som nödvändigt komma att ta bort innehåll som publicerats på vår Facebooksida, vårt Instagramkonto och vår LinkedIn-sida.
9. Dina rättigheter
Du har rätt att få information om den Behandling av dina Personuppgifter vi utför. Nedan följer en sammanställning av de rättigheter du kan göra gällande genom att kontakta oss. Kontaktinformation till oss hittar du i slutet av denna Integritetspolicy.
Rätt till tillgång
Du har rätt att kostnadsfritt begära information om den Behandling vi genomför avseende dina Personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de Personuppgifter vi Behandlar om dig. Denna begäran ska inges skriftligen till oss. Vi kommer att besvara din förfrågan så snart vi kan. Om vi inte kan uppfylla dina önskemål om tillgång till de uppgifter din begäran avser, lämnar vi en motivering till detta. Kopian av dina Personuppgifter skickas till din folkbokföringsadress såvida inte annat skriftligt överenskommits med dig. För att vi ska vara säkra på att det är rätt person som mottar Personuppgifterna kan vi komma att begära ytterligare information från dig.
Rätt till rättelse
Huvudansvaret för att de Personuppgifter vi Behandlar är korrekta åvilar RosholmDell. Om du meddelar oss att de Personuppgifter du lämnat inte längre är korrekta, kommer vi snarast att rätta, blockera eller radera sådana Personuppgifter.
Rätt till radering
Du har rätt att begära att RosholmDell, utan onödigt dröjsmål, raderar dina Personuppgifter. Personuppgifter ska raderas i följande fall:
(i) om Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för;
(ii) om du återkallat ditt samtycke och Behandlingen endast grundar sig på samtycke;
(iii) om Behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att dina Personuppgifter behandlas för detta ändamål;
(iv) om du motsätter dig Behandling av Personuppgifter som sker efter en intresseavvägning och ditt intresse väger tyngre än vårt;
(v) om dina Personuppgifter inte har Behandlats i enlighet med Dataskyddsreglerna; eller
(vi) om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
Det kan finnas skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera samtliga dina Personuppgifter. Dessa skyldigheter följer av tillämplig lagstiftning inom t.ex. bokföring samt enligt den skyldighet som åvilar oss att arkivera samtliga uppdrag i minst tio år från det att uppdraget slutförts i enlighet med Vägledande regler för god advokatsed. Om vissa Personuppgifter inte kan raderas på grund av tillämplig lagstiftning och andra förhållningsregler vi är skyldiga att tillämpa, kommer vi att informera dig om detta samt tillse att Personuppgifterna endast kan användas i syfte att uppfylla sådana legala skyldigheter och inte för några andra syften.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att RosholmDell tillfälligt ska begränsa Behandlingen av dina Personuppgifter. En sådan begränsning kan begäras i följande fall:
(i) om du anser att de Personuppgifter vi har om dig inte är korrekta och att du i samband med det begärt rättelse;
(ii) när den Behandling som utförs av dina Personuppgifter inte är förenlig med reglerna i Dataskyddsreglerna men du ändå inte vill att dina Personuppgifter ska raderas utan i stället begränsas; och
(iii) när vi inte längre behöver dina Personuppgifter för ändamålen med vår Behandling men då du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.
Om du har invänt mot Behandlingen av dina Personuppgifter får användningen av Personuppgifterna begränsas under tiden som utredning sker. Vid begränsning av dina Personuppgifter kommer RosholmDell endast att lagra dina Personuppgifter och vid ytterligare Behandling inhämta ditt samtycke.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att, för det fall vi Behandlar dina Personuppgifter med ditt samtycke eller för att fullgöra avtalsförpliktelse med dig, kräva att vi tillhandahåller samtliga Personuppgifter vi har om dig och som Behandlas på ett automatiserat sätt, i ett maskinläsbart format, vilket t.ex. kan vara en Excelfil eller en CSV-fil. Om det är tekniskt möjligt har du vidare rätt att begära att vi överför dina Personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot vår Behandling av dina Personuppgifter om Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning. RosholmDell kommer i dessa fall be dig specificera vilken Behandling du invänder mot. Om du invänder mot någon Behandling kommer vi endast att fortsätta med Behandlingen av dina Personuppgifter om det finns berättigade skäl till Behandlingen som väger tyngre än dina intressen. Vi kommer även informera dig om vårt beslut.
10. Samtycke till Behandling av Personuppgifter
Har du lämnat samtycke till Behandling av dina Personuppgifter bestämmer du själv om och när du vill återkalla ditt samtycke till den Behandling av Personuppgifter som du frivilligt samtyckt till. Det kan du göra genom att (i) kontakta oss och skriftligen invända mot detta eller (ii) följa länken i utskicken om samtycket avser utskick av marknadsföring och annat informationsmaterial.
11. Till vilka överför vi dina Personuppgifter?
För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi utvalda tredje parter. Det medför att vi delar en del av de Personuppgifter vi samlat in om dig med dessa, till exempel till samarbetspartners såsom leverantörer av IT-tjänster, ärendehanteringssystem eller som tillhandahåller tryck och distribution. RosholmDell vidtar i samband med sådan delning eller överföring av dina Personuppgifter, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina Personuppgifter hanteras på ett säkert och tryggt sätt. Dessa utvalda tredje parter kommer endast att Behandla dina Personuppgifter på sätt som följer av denna Integritetspolicy och för att uppfylla något eller några av de ändamål som anges i denna Integritetspolicy. I de fall där dessa leverantörer utgör personuppgiftsbiträden åt RosholmDell ansvarar vi gentemot dig att dessa tredje parter Behandlar dina Personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Vi har även i dessa fall avtal med leverantörerna med instruktioner för Behandling av Personuppgifterna enligt Dataskyddsreglerna.
RosholmDell kan komma att överföra dina Personuppgifter till land utanför EU/EES, om det på grund av uppdragets natur är nödvändigt. Det kan till exempel handla om att uppdraget kräver biträde av ett utländskt ombud eller rör en internationell transaktion eller tvist. Sådan överföring kommer i så fall alltid att ske på ett säkert och lagenligt sätt.
Vi kommer att lämna ut dina Personuppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi, som företag, rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda vårt företags rättigheter till exempel genom utlämnande av Personuppgifter till RosholmDells ansvarsförsäkringsgivare och/eller för att åtlyda ett domstolsbeslut eller följa utslaget i en rättslig process. Vi kommer också att lämna ut dina Personuppgifter då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter. Sådan överföring kan till exempel ske till domstolar, myndigheter, motparter, motpartsombud samt försäkringsbolag i samband med ansökan om rättskydd.
Dina Personuppgifter kan även till exempel komma att lämnas ut till din/ditt företags revisor enligt överenskommelse med dig, till bank i samband med klientmedelshantering när banken kräver upplysning och till Sveriges advokatsamfund när vi är skyldiga att göra det.
RosholmDell kommer inte att sälja dina Personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Dock kan vi, för det fall att RosholmDell beslutar att dela upp, sälja, köpa, gå samman med annat bolag eller annan organisation, eller på annat sätt omorganisera affärsverksamheten, överföra dina Personuppgifter till potentiella eller faktiska köpare och deras eventuella rådgivare.
12. Hur skyddar vi dina Personuppgifter?
För att skydda din personliga integritet, upptäcka, förhindra och begränsa risk för hackerangrepp etc., vidtar RosholmDell lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder. RosholmDell vidtar även åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande, förändringar och förstörelse. RosholmDell tillser att åtkomst till dina Personuppgifter endast ges till personal som behöver det för fullgörandet av sina arbetsuppgifter samt att de iakttar konfidentialitet.
13. Tillsyn och efterlevnad
Om du är missnöjd med hur dina Personuppgifter har Behandlats eller anser att dina Personuppgifter har Behandlats i strid med Dataskyddsreglerna kan du i första hand kontakta oss. Du har också möjlighet att vända dig till tillsynsmyndigheten i den medlemsstat där du har din hemvist, din arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks för att lämna in ett klagomål. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet www.imy.se.
RosholmDell utvärderar årligen denna Integritetspolicy.
14. Tredjepartsvillkor
RosholmDells tjänster kan i vissa fall vara föremål för tredje parts villkor. RosholmDell är inte ansvarig för sådana tredje parters användning av dina Personuppgifter då dessa är personuppgiftsansvariga och svarar för Behandlingen av dina Personuppgifter. Det är därför viktigt att du beaktar och läser igenom de villkor som gäller hos tredje part. Detsamma gäller om det finns en länk på Webbplatsen som länkar till andra webbplatser.
15. Ändring av Integritetspolicyn
Vi förbehåller oss rätten att ändra i denna Integritetspolicy när vi bedömer att detta är nödvändigt. Sådana ändringar är framförallt påkallade vid eventuella lagändringar, vid vägledande uttalanden eller rekommendationer från tillsynsmyndighet, Sveriges Advokatsamfund eller andra organ som utger yttranden med anledning av Dataskyddsreglerna. Vidare kommer denna Integritetspolicy att uppdateras när det behövs med anledning av ändringar i vår verksamhet.
Om RosholmDell vidtar större ändringar i denna Integritetspolicy eller ändringar gällande hur vi Behandlar dina Personuppgifter, informeras du om detta innan ändringen börjar gälla.
16. Hur kommer du i kontakt med oss?
Om du har frågor med anledning av denna Integritetspolicy eller gällande Behandling av dina Personuppgifter, önskar göra en begäran i enlighet med Integritetspolicyn eller om du vill anmäla överträdelse av denna Integritetspolicy m.m. är du välkommen att kontakta oss via e-post, telefon eller brev.
RosholmDell Advokatbyrå AB
Kungsgatan 12
SE-352 33 Växjö
Sverige
E-post: info@rdlaw.se
Telefon: +46 470 78 88 55
