Visselblåsarpolicy

Senast uppdaterad 2022-04-22

1.INLEDNING, SYFTE OCH OMFATTNING

RosholmDell Advokatbyrå AB (”RosholmDell”) strävar efter ett sunt företagsklimat och värnar om att transparens och ansvarstagande ska genomsyra hela RosholmDells verksamhet. RosholmDell är medvetet om att organisationer kan råka ut för misskötsel och andra missförhållanden. Genom denna sammanfattning av RosholmDells Visselblåsarpolicy (”Policyn”) informerar RosholmDell om, och uppmuntrar till, rapportering av faktiska eller misstänkta missförhållanden inom RosholmDell.

En individ som vill rapportera om missförhållanden (”Visselblåsare”) ska känna sig trygg och veta att denne kan rapportera om missförhållanden utan risk för repressalier samt att rapporter hanteras på ett professionellt och konfidentiellt sätt.

Policyn omfattar hela verksamheten. Alla som ingår i RosholmDells visselblåsarkrets har möjlighet att rapportera enligt denna Policy. De som ingår i denna krets är sådana som är i kontakt med RosholmDell i ett arbetsrelaterat sammanhang, till exempel anställda, konsulter, praktikanter eller volontärer.

2. ANSVAR OCH ANSVARSFÖRDELNING

RosholmDells styrelse har det yttersta ansvaret för att RosholmDell följer de regelverk som reglerar rätten att visselblåsa och skyddet mot repressalier m.m.

VD har ansvaret för det löpande arbetet inom RosholmDell och för efterlevnaden av Policyn.

3. RAPPORTERING AV MISSFÖRHÅLLANDEN

Missförhållanden är händelser av allmänintresse, såsom exempelvis överträdelser av lagar och föreskrifter eller av RosholmDells egna styrdokument, eller andra missförhållanden som det finns ett allmänt intresse av att de framkommer.

Några exempel på aktiviteter eller händelser som RosholmDell anser vara missförhållanden av allmänintresse är:

• Mutor, stöld, bedrägeri, bokföringsbrott, skattebrott och andra brottsliga handlingar,
• grova brott mot interna styrdokument,
• verksamhet som kan skada person eller egendom,
• underlåtenhet att rätta till eller rapportera händelse som kan innebära avsevärda kostnader eller förluster,
• missbruk av makt eller position,
• diskriminering på grund av ålder, ras, kön, religion, sexuell orientering, civilstånd, föräldraskapsstatus, politiska åsikter eller etnisk bakgrund för anställning eller nyttjande av tjänster,
• korruption och intressekonflikter, eller
• kränkningar av någons grundläggande fri- och rättigheter.

Rapportera till din närmaste chef
Den som upptäcker eller misstänker missförhållanden uppmuntras att rapportera detta till sin närmaste chef. Rapportering av missförhållanden kan även alltid göras till RosholmDells VD eller styrelseordförande, direkt eller anonymt.

Externa rapporteringskanaler och offentliggörande
Den som vill rapportera om ett missförhållande kan även göra detta genom att använda en extern rapporteringskanal genom vilken rapportering görs till behörig myndighet. Information om hur rapportering kan göras till behöriga myndigheter via extern rapporteringskanal finns på RosholmDells webbplats.

Utredning och respons
Missförhållanden utreds så skyndsamt som omständigheterna kräver och inom tillämpliga tidsgränser. RosholmDell utreder alla ärenden som rapporteras. Det är viktigt att varje individ som rapporterar verkligen misstänker att ett missförhållande föreligger. RosholmDell ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser och kan komma att vidta disciplinära åtgärder gentemot den som i ont uppsåt rapporterar sådana anklagelser. En uppgift som inte är sanningsenlig kan komma att åberopas som bevisning om uppgiften skulle innebära förtal.

4. SKYDDET VID RAPPORTERING

En Visselblåsare ska skyddas från alla typer av repressalier. Skyddet följer av Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Skyddet gäller under förutsättning att Visselblåsaren har haft skälig anledning att anta att informationen i rapporten är sann samt att denne inte gör sig skyldig till brott genom inhämtandet av informationen. Detsamma gäller den som bistår Visselblåsaren vid rapporteringen, såsom en förtroendevald eller ett skyddsombud. Att lämna ut handlingar i samband med rapportering omfattas inte av skyddet.

Exempel på repressalier som Visselblåsare ska skyddas ifrån är:

• uppsägning, avskedande, omplacering,
• utebliven löneförhöjning, försämrade förmåner,
• oberättigat dåliga vitsord, och
• utebliven befordran, utfrysning samt alla andra repressalier som har ett samband med rapporteringen.

RosholmDell vidtar inte repressalier på grund av att någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. RosholmDell hindrar inte sådant samråd.

En Visselblåsare omfattas också av skyddet när denne väljer att rapportera till en behörig myndighet via extern rapporteringskanal förutsatt att inga skäliga uppföljningsåtgärder vidtagits av RosholmDell efter intern rapportering, eller om Visselblåsaren inte har fått mottagandet av rapporten bekräftat inom sju dagar, eller inte har fått återkoppling inom tre månader. Skyddet vid extern rapportering gäller också när Visselblåsaren har skälig anledning att anta att det föreligger ett missförhållande som innebär en överhängande eller uppenbar fara, eller om intern rapportering kan antas medföra en risk för repressalier eller att missförhållandet inte avhjälps.

Visselblåsare är skyddade mot efterforskning, vilket innebär att RosholmDell inte eftersöker vem det är som lämnat en rapport. RosholmDell hindrar inte rapportering.

5. KONFIDENTIALITET OCH DATASKYDD

Konfidentialitet
En rapport om missförhållanden eller misstänkta missförhållanden hanteras konfidentiellt. Uppgift som kan innebära att den rapporterande personen kan komma att identifieras får lämnas ut, exempelvis i samband med polisanmälan, förutsatt att det inte gör att syftet med uppföljningen av rapporten hindras eller försvåras.

Dataskydd
Personuppgifter behandlas i samband med uppföljningsärenden, för vidtagande av åtgärder, för att rapporter ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden eller på annat sätt om det sker i överensstämmelse med lag eller förordning. Personuppgifter som behandlas i samband med uppföljningsärende och med vidtagandet av åtgärder efter ett uppföljningsärende får behandlas i högst två år efter det att ärendet avslutats. Personuppgifter som är uppenbart irrelevanta för ett ärendes handläggning får inte samlas in och raderas så snart som möjligt. Mer information om RosholmDells behandling av personuppgifter avseende anställda i informationen som finns tillgänglig RosholmDells intranät eller om du är annan än anställd eller liknande, i vår Integritetspolicy.